Gasté $487 en Zapier y Make y Trabajaba MÁS: Mi Error con Automatización
Enero 2024. Tenía 23 automatizaciones configuradas entre Zapier y Make.
Me sentía orgulloso. “Soy un emprendedor moderno. Uso herramientas avanzadas.”
Trabajaba 67 horas semanales.
Una tarde, mi hijo Sebastián me preguntó: “Papá, ¿para qué hiciste todas esas cosas de la computadora si sigues sin tiempo para jugar conmigo?”
No tuve respuesta.
Esa noche conté las horas que había invertido configurando automatizaciones: 94 horas en 5 meses.
Las horas que había ahorrado: Ni idea. Nunca las medí.
Ese fue el momento que cambió todo.
Mi obsesión con automatizar todo
Cómo empezó
Noviembre 2023. Descubrí Zapier en un video de YouTube: “Automatiza tu negocio completo sin código.”
La promesa era irresistible. Yo trabajaba 65 horas semanales. Si automatizaba, trabajaría menos.
Mi plan era simple:
- Automatizar todos los procesos repetitivos
- Liberar tiempo
- Disfrutar vida
La realidad fue diferente.
Las automatizaciones que construí
En 5 meses configuré 23 automatizaciones:
Email y seguimiento (7 automatizaciones):
- Nuevo lead de formulario → CRM → Email de bienvenida
- Email sin respuesta 3 días → Recordatorio automático
- Cliente nuevo → Serie de onboarding (5 emails)
- Tarea vencida en CRM → Notificación Slack
- Email con palabra clave → Categorizar en carpeta
- Respuesta de prospecto → Actualizar stage en CRM
- Cliente inactivo 30 días → Email de reconexión
Administrativas (6 automatizaciones): 8. Factura pagada → Actualizar hoja de cálculo 9. Nueva venta → Crear proyecto en ClickUp 10. Proyecto completado → Enviar encuesta satisfacción 11. Encuesta completada → Agregar a testimonios 12. Nuevo gasto → Registrar en contabilidad 13. Fin de mes → Reporte financiero automático
Marketing (5 automatizaciones): 14. Nuevo blog post → Compartir en redes sociales 15. Mención en redes → Notificación 16. Lead descarga recurso → Agregar a secuencia nurturing 17. Webinar registrado → Recordatorios automáticos 18. Webinar completado → Enviar grabación + oferta
Gestión de proyectos (5 automatizaciones): 19. Nueva tarea → Asignar según criterios 20. Tarea completada → Notificar cliente 21. Proyecto en etapa X → Trigger siguiente proceso 22. Deadline próximo → Recordatorios escalonados 23. Cliente solicita cambio → Workflow de aprobación
Inversión total:
- Zapier Professional: $49/mes × 5 = $245
- Make Pro: $29/mes × 5 = $145
- Cursos de automatización: $97
- Total: $487
Tiempo invertido: 94 horas configurando, testeando, arreglando.
El resultado que no esperaba
Después de 5 meses con 23 automatizaciones funcionando:
Horas semanales: 67 (vs 65 antes de automatizar)
Trabajaba MÁS, no menos.
¿Cómo era posible?
Lo que descubrí cuando hice mi Autopsia de Negocio
Mayo 2024. Contraté NeuroFlow y documenté 2 semanas completas de mi trabajo.
Los hallazgos me devastaron.
Hallazgo 1: Automaticé trabajo de bajo valor
De las 23 automatizaciones:
Automatización #1-3 (seguimiento de leads):
- Ahorraba: 2.1 horas/semana
- Problema: El 78% de esos leads NUNCA compraban
- Conclusión: No debía automatizar el seguimiento. Debía dejar de atraer leads mal calificados.
Automatización #8-13 (admin):
- Ahorraba: 1.8 horas/semana
- Costo de configuración/mantenimiento: 2.4 horas/semana
- Conclusión: Delegarlo a VA por $22/hora habría costado $40/semana vs mi tiempo de $67/hora.
Automatización #19-23 (gestión de proyectos):
- Para clientes de <$2,500 que consumían tiempo desproporcionado
- Conclusión: No debía automatizar la gestión. Debía eliminar esos clientes.
Hallazgo 2: Las automatizaciones añadieron complejidad
Tiempo nuevo que no existía antes:
- Mantenimiento semanal: 2.7 horas (arreglar lo que se rompía)
- Troubleshooting: 1.3 horas/semana promedio
- Actualizar cuando cambiaban APIs: 4+ horas mensuales
- Explicar a colaboradores cómo funcionaban: 1.1 horas/semana
Total: 5.1 horas semanales de trabajo nuevo que no existía antes de automatizar.
Hallazgo 3: Automaticé sin claridad de Norte
Construí las automatizaciones sin preguntarme:
- ¿Qué vida quiero diseñar?
- ¿Este proceso debería existir?
- ¿Este cliente debería estar en mi negocio?
- ¿Este trabajo genera >$60/hora de valor?
Automaticé el caos. Y el caos automatizado es más caos, más rápido.
El momento de claridad brutal
Mi Autopsia reveló que el 71% de mis actividades generaban menos de $28/hora de valor.
Y yo había invertido 94 horas automatizando ese 71%.
No necesitaba automatizar mejor. Necesitaba dejar de hacer ese trabajo.
Los 4 Pilares que cambiaron todo
Implementé NeuroFlow 30H™ en orden:
| Pilar | Transformación operativa | Resultado medible |
|---|---|---|
| Norte Claro | Diseño de modelo de éxito compatible con vida deseada | 40%+ tiempo protegido |
| Señal Neta | Construcción de capacidad de enfoque profundo | 3+ sesiones de 90 min/semana |
| Poda sin Piedad | Eliminación de 60% de actividades de bajo valor | +20% ingreso por hora |
| Mayordomo Digital | Desarrollo de equipo (humano + IA) autónomo | 10+ horas delegadas/semana |
Junio: Norte Claro
Definí mi vida diseñada:
- $18K-22K mensuales
- 26-28 horas semanales
- 3 tardes completas con hijos
- Solo proyectos $5K+ que me emocionaran
Esto cambió TODO. Porque ahora sabía PARA QUÉ automatizar.
Julio: Señal Neta
Bloqueé 3 sesiones de 90 minutos para deep work (L/W/F 9-10:30am).
Durante esos bloques:
- Modo avión
- Email cerrado
- Zapier/Make SILENCIADOS (las notificaciones eran interrupción constante)
Agosto: Poda sin Piedad
Esto fue doloroso y liberador:
Eliminé:
- 8 clientes de <$3,500 de proyecto
- Consultas gratuitas (antes hacía 4-5 semanales)
- 4 proyectos que “pagaban bien” pero no me emocionaban
Delegué:
- Admin completo a VA ($23/hora, 13 horas/semana)
- Scheduling
- Seguimiento de pagos
- Updates de CRM
Resultado: Eliminé 37 horas semanales de trabajo.
Septiembre: Mayordomo Digital
SOLO AHORA volví a automatizar. Pero todo era diferente:
Antes de NeuroFlow:
- 23 automatizaciones
- Para TODO el trabajo (incluyendo basura)
- Complejidad masiva
Después de Poda:
- 4 automatizaciones
- Solo para los procesos que sobrevivieron
- Simplicidad radical
Las 4 automatizaciones que mantuve:
-
Cliente nuevo de $5K+ → Onboarding estructurado
- Ahorra: 2.3 horas por cliente
- Vale la pena: Clientes de alto valor
-
Proyecto completado → Sistema de testimonios
- Ahorra: 1.1 horas por proyecto
- Genera activo de marketing
-
Lead calificado (score >80) → Secuencia personalizada
- Solo leads que cumplen criterios estrictos
- No todos los leads—solo los correctos
-
Facturación mensual recurrente → Proceso automático
- Ahorra: 0.8 horas/mes
- Cero fricción
Eliminé 19 automatizaciones que procesaban trabajo de bajo valor.
El resultado 4 meses después
Septiembre 2024:
- Horas semanales: 25
- Ingresos mensuales: $19,400
- Ingreso por hora: $194
- Automatizaciones activas: 4 (vs 23)
- Tiempo de mantenimiento: 0.3 horas/semana (vs 5.1)
Cambio neto:
- -42 horas trabajadas/semana
- +$10,000 ingresos/mes
- -19 automatizaciones (menos complejidad)
Lo que aprendí sobre automatización
1. Automatizar trabajo incorrecto es contraproducente
Antes: “¿Puedo automatizar esto?”
Después: “¿Esto debería existir?”
Si la respuesta es NO, eliminarlo es mejor que automatizarlo.
2. Delegación humana supera automatización en muchos casos
Comparación real de mi negocio:
Admin automatizado con Zapier:
- Setup: 12 horas
- Mantenimiento: 2.1 horas/semana
- Fallos ocasionales que requieren intervención
- Costo: $49/mes
Admin delegado a VA:
- Setup: 1 hora (explicar procesos)
- Mantenimiento: 0 horas
- VA resuelve problemas sin intervención
- Costo: $299/semana = más caro PERO libera mi cerebro
¿Cuál es mejor?
Depende. Para mi negocio, delegar a humano valió más porque:
- Mi tiempo vale $194/hora
- El VA trabaja 13 horas/semana por $23/hora = $299
- Si yo hiciera esas 13 horas: 13 × $194 = $2,522
- ROI de delegación: 745%
3. Automatizar sin Norte = automatizar caos
Mi error fue automatizar SIN saber:
- Qué vida quería
- Qué clientes servir
- Qué proyectos aceptar
Resultado: automaticé procesos para clientes que no debía tener.
La secuencia correcta:
- Define Norte
- Poda trabajo de bajo valor
- ENTONCES automatiza lo que sobrevivió
Mi recomendación si estás considerando Zapier/Make
Hazte estas preguntas primero:
1. ¿Sabes exactamente qué vida quieres diseñar?
- Ingresos específicos
- Horas específicas
- Tipo de proyectos específicos
Si NO: Automatizar sin Norte = caos procesado más rápido.
2. ¿Has eliminado el 60-70% de trabajo de bajo valor?
Si NO: Vas a automatizar basura que deberías eliminar.
3. ¿El proceso que quieres automatizar genera >$100/hora de valor?
Si NO: Probablemente deberías eliminarlo o delegarlo, no automatizarlo.
Cómo trabajar conmigo
Yo cometí el error para que tú no tengas que hacerlo.
Invertí $487 + 94 horas automatizando el trabajo equivocado.
Si estás considerando automatizar, empieza con Autopsia:
Programa ESCAPE: $997
- Autopsia de Negocio (identificamos QUÉ automatizar)
- Plan personalizado de 4 Pilares
- 4 sesiones de implementación
- Garantía: 10+ horas liberadas o gratis
Programa ARQUITECTO: $2,497
- Todo lo de ESCAPE
- Acompañamiento semanal 12 semanas
- Revisión de sistemas
- Comunidad privada
Empieza con Autopsia para saber QUÉ automatizar: neuroflow30h.com
Automatizar el trabajo correcto libera tiempo.
Automatizar el trabajo incorrecto solo genera caos más rápido.
Yo aprendí por las malas. Tú no tienes que hacerlo.
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